产生退信的一个重要原因是接收方的邮件地址不存在,这些邮件地址要收集起来,避免以后再发邮件给他们。
双翼软件提供从邮箱收集退信的功能,并将这些邮件自动添加到退订组(黑名单)中,或者直接从地址薄中删除,以后就不会发邮件给他们了。
收集退信包含一下两个步骤
步骤一:建立退信任务
- 主菜单【工具】打开退信管理页面
- 按“新退信
”按钮,打开新建退信窗口,如下图 ![添加退信收集任务](images/new_bounce1.png)
快速操作说明:按【导入】按钮,从已添加的发送邮箱账户中选择一个,然后按【测试】按钮,测试成功后,按【确定】按钮,新建任务完成。
分解操作说明:
- Email:从哪个邮箱收取邮件。
- POP3服务器:收取邮件的服务器,双翼软件会自动提供几个选项,如果测试不通过换其他POP3服务器,或手工录入;一般常用的个人邮箱都会自动填上,不需要修改;企业邮箱POP3服务器需要查看一下企业邮箱的帮助,一般在邮件客户端Outkook, foxmail设置部分。
- 账户:登录邮箱用,一般是@前面的部分,也有的是完整的邮箱地址;多数企业邮箱使用的是完整的邮箱地址。
- 密码:登录邮箱使用的密码。
- 地址薄:收到退信后从哪个地址薄中删除,或者添加到地址薄的退订组(黑名单)中。
- 处理方式:包含三个:1)移动到退订组,从其他地址组中删除,只保留在退订组中;2)拷贝到退订组,不改变原来所属的退订组,同时添加到退订组中;3)从地址薄中删除,从地址薄中删除,同时也从地址组中删除。这三种方式处理后,都不会再给这些邮件地址发邮件了,建议采用前两种方式,可以避免再次导入这些邮件地址,因为这些地址已经存在于退订组中,即使导入了,双翼软件也不会向这些邮件地址发邮件了。
- 收取退信:包含两个:1)只收取接收方邮件地址不存在的退信,判断条件:发送者是退信发送,或者邮件标题中包含退信关键词,而且邮件内容中包含退信关键词,双翼软件已经内置了常用的关键词,如果有退信没有收取到,可以自己添加相应的关键词。 2)收取所有退信,判断条件:发送者是退信发送,或者邮件标题中包含退信关键词,不判断邮件内容。
- 测试:测试上面邮箱设置是否正确,包括POP3服务器,账户和密码。
- 导入:从已添加的账户中选择一个,邮箱、账户、密码会自动填写上。
- 高级:显示/隐藏下面的高级选项。
- 确定:保存当前的退信任务并关闭窗口。
- 取消:取消添加退信任务。
- 端口:POP3服务器端口,一般不需要修改,默认是110,如果选上“此服务器要求安全连接(SSL)”,对应的端口是995。
- 此服务器要求安全连接(SSL):是否需要安全连接,多数邮箱不需要安全连接,谷歌邮箱需要安全连接,包括谷歌企业邮箱。QQ邮箱也支持安全连接,需要在邮箱中进行设置。
- 开始日期:从那一天开始收取邮件,避免邮箱中邮件过多。
- 发送者:退信发送者邮件地址关键词,一般不需要修改,点击录入框进行编辑,编辑方法。
- 标题:退信标题关键词,一般不用填写,点击录入框进行编辑,编辑方法。
- 邮件内容中确定退信或退订的关键词:邮件内容中包含退信相关的关键词,有这些关键词的才认为是退信,双翼软件已经内置了很多关键词,如果不够用,点击录入框进行编辑,编辑方法
步骤二:启动退信任务,收集退信
操作方法:选上一个退信任务,按工具栏上的“开始
”按钮,收取邮件线程开始启动,任务的执行过程如下:
- 链接POP3服务器。
- 读取未读邮件数量。
- 读取一封未读邮件,根据邮件发送者、邮件标题、邮件内容判断是否为退信,如果是退信添加到退订组或者删除。
- 读取下一封未读邮件。
- ......
批量建立退信任务
以上步骤一每次建立一个退信任务,如果使用的发送邮箱较多,可以采用批量建立任务的方法,步骤如下
1) 按“新建收集退信”按钮右侧的小箭头,然后选择“批量建立”。
![](images/new_bounce2.png)
2) 将弹出选择账户窗口,鼠标点选第一个账户,然后按住键盘Shift键,再用鼠标点选最后一个,将会全选账户,然后点“确定”,将会为每个账户建立一个收集退信任务。
![](images/new_bounce3.png)
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