写办公邮件的注意事项

一封邮件可以承载很多信息。从邮件中能够了解到与个人能力相关的个人的理解力，分析力，决定能力，影响力，逻辑思维，条理性，也能了解一个人的语言水平，个人审美，性格气质，礼貌礼仪等方面。因此，写好一封好的办公邮件能够很好的体现自己各方面的能力，为自己加分。
　　在写办公邮件时，首先字体的颜色尽量不要使用超过三种，不宜使用过于鲜艳的颜色，如大红，翠绿，亮黄色等。不要在改变颜色的同时改变字体，比如加粗，下划线，改变字体大小等。要根据需要表达的不同意思分段，每段不宜过长，不超过4行，如果段落超过3个，并且每段内容仍有有层次，应用并列加标号分别标出。发送时不应发送给无关的人，当出现公司内部矛盾需要内部解决时，不应发给公司外部人员，需要时应该分为两份邮件分别发出；当出现对部门人员的投诉时，不应抄送其他部门人员；当出现需要对外部门人员投诉时，应采取问题逐步升级的方法，并用客观的方式沟通，对方平级给信息到对方经理，确认对方知道此事，或者升级到本部门经理，再由上级之间直接沟通解决。邮件责任方出现多方时，应分开邮件，不同时抄送公司内外部，上下多个级别。邮件的主题要能体现邮件主旨，称呼要得体。当邮件内容有多个意图或信息量较大，应用一句话说明邮件，即便是转发邮件，也应简略做出总结，摘要帮助收件人大致确定邮件信息。同时，邮件正文内容要言简意赅，有针对性，应展示积极，正面，负责的态度。对外邮件应当使用相对完整的签名，包括所有基本信息，例如姓名，职位，所在公司，联系方式；对内部比较熟悉的人可使用相对简洁的签名。